Setelah laporan tahunan selesai disusun selama berbulan-bulan lamanya, tentu ada kepuasan tersendiri bagi perusahaan. Namun, meski sudah dibuat dalam versi cetak, ada baiknya jika dibuat pula dalam format pdf atau web, untuk memudahkan semua orang melihatnya.
Mengapa harus ditampilkan dalam website? Pertama, karena hal tersebut diperintahkan dalam kriteria Annual Report Award (ARA). Hal ini bisa kita lihat di penilaian bagian umum, yang salah satu aspeknya adalah agar laporan tahunan tersebut dicantumkan di website.
Kedua, dengan ditampilkan di website, akan memudahkan stakeholders untuk mengaksesnya. Hal ini dikarenakan tidak semua stakeholders akan kebagian hardcopy atau versi cetak laporan tahunan tersebut maupun memperoleh CD-nya. Jadi, jika mereka berkepentingan dengan laporan tahunan kita, pasti akan dia download.
Namun demikian, menurut buku 22 Kiat Penulisan Laporan Tahunan Berdasarkan Tuntunan GCG dan Kriteria ARA, ada beberapa hal yang perlu dipastikan dalam mengunggah laporan tahunan ke dalam website, antara lain:
1. Pastikan bahwa file yang diunggah dalam website adalah isi sama dengan hardcopy laporan tahunan. Hal ini penting untuk mencegah adanya multi tafsir. Jadi, pastikan dan koordinasikan hal ini dengan agency atau tim penyusun laporan tahunan.
2. Pastikan pula bahwa ukuran file laporan tahunan tidak terlalu besar. Hal ini penting mengingat di sebagian daerah koneksi internet mungkin tidak terlalu bagus atau cepat sehingga kadang putus. Jika file yang kita unggah berukuran besar, tentu akan menyulitkan. Jadi pastikan bahwa ukuran file tersebut memudahkan banyak pihak untuk mengunduhnya.
3. Kalau bisa, jadikan dalam satu file utuh, jangan terpisah-pisah. Hal ini penting karena ada sebagian perusahaan yang mungkin karena ukuran file-nya terlalu besar akhirnya memecah dalam beberapa bagian. Memang ada plus minus mengenai hal ini, karena stakeholders hanya akan mengunduh bagian-bagian yang diperlukan saja, namun juga akan menyulitkan stakeholders jika ternyata mereka ingin membaca secara komprehensif isi dari laporan tahunan kita.
Walaupun kelihatan sepele, namun hal ini sangat penting sebagai bagian dari upaya memperluas jangkauan laporan tahunan yang telah kita miliki. Guna kepentingan kelangsungan bisnis perusahaan. (DD)