Di balik kesuksesan sebuah bisnis, pasti ada tim yang kompak yang mendukungnya. Begitu juga saat kita hendak menyusun sebuah laporan tahunan atau annual report perusahaan. Tim yang kompak ini menjadi salah satu kunci sukses sebuah laporan tahunan.
Dengan tim kerja yang kompak, sebuah Laporan Tahunan bisa diselesaikan dalam waktu yang tepat dengan hasil yang maksimal. Seperti yang sudah kita ketahui, laporan tahunan yang bagus dan sempurna ini akan membawa dampak positif bagi perusahaan.
Namun sayangnya, membentuk tim yang kompak ini tidak mudah. Diperlukan langkah-langkah tertentu untuk menyamakan visi seluruh anggota tim agar kompak. Berikut ini kami pilihkan strategi membentuk tim yang kompak dari tiga orang praktisi annual report dan GCG yang berpengalaman, Hendy M. Fakhruddin, Mohamad Fajri M.P., dan Ismaya Aji, yang sudah dibukukan dengan judul 22 Kiat Penulisan Laporan Tahunan Berdasarkan Tuntunan GCG dan Kriteria ARA.
Dalam buku yang diterbikan oleh Kim Consult tersebut, dijelaskan, hal pertama yang perlu dilakukan dalam menyusun tim yang kompak adalah mengubah mindset bahwa kegiatan Laporan Tahunan adalah kegiatannya Corporate Secretary atau Humas atau Investor Relation. Ingat, bahwa judulnya adalah Laporan Tahunan PT X, bukan Laporan Corporate Secretary PT X.
Artinya, kegiatan penyusunan Laporan Tahunan merupakan kegiatan korporat, bukan kegiatan dari unit kerja tertentu. Oleh karena itu, pada awalnya, manajemen harus berkumpul dan menyatakan komitmen bahwa kegiatan penyusunan Laporan Tahunan adalah kegiatan bersama korporat, bukan kegiatan salah satu unit kerja tertentu saja.
Hal kedua yang harus dilakukan, dalam penyusunan tim, perlu diperhatikan adalah mereka yang memang memiliki komitmen waktu yang memadai, bukan anggota tim yang sekedar menumpang nama. Setiap unit kerja yang terkait dengan isi Laporan Tahunan harus menunjuk salah satu nama anggota tim. Tidak harus “bos”-nya langsung, namun orang berdedikasi dalam penyusunan. Artinya, ia sanggup untuk menyediakan data, atau melakukan konfirmasi dan mencari data yang diperlukan.
Langkah ketiga, para anggota tim penyusun Laporan Tahunan perlu dikumpulkan dan dibekali dengan pengetahuan mengenai teknis dan isi dari Laporan Tahunan. Tujuannya adalah untuk memperoleh level pemahaman yang sama antar satu anggota dengan anggota lainnya. Hal ini diperlukan untuk meminimalisir jomplangnya isi salah satu bagian dengan bagian lain.
Seringkali kita temui bahwa uraian mengenai satu kegiatan sangat lengkap, namun uraian di bidang lainnya sangat minim. Dengan adanya kegiatan untuk menumbuhkan pemahaman yang sama, diharapkan kualitas antar satu bagian dengan bagian lainnya adalah sama.
Langkah selanjutnya adalah menempatkan tim evaluator untuk memeriksa kelengkapan dan validitas data yang dihasilkan atau ditulis. Evaluator ini harus secara rinci dan detail memeriksa sampai kepada hal-hal terkecil dan memastikan data yang dituliskan adalah data yang benar dan valid. Jangan pernah menyepelekan hal dan kesalahan kecil, terutama terkait dengan angka karena dampaknya sangatlah besar. Mungkin saja tidak terungkap pada saat ini, namun di masa mendatang mungkin akan terungkap.
Inti dari membangun tim yang kompak ini terletak pada komunikasi antar anggota. Selama komunikasi dapat berjalan dengan baik, berbagai persoalan yang muncul akan diselesaikan dan akan membawa kesuksesan. Hal ini sesuai dengan pendapat Paul J. Meyer yang menyatakan bahwa Komunikasi dalam hubungan manusia adalah kunci kesuksesan dan karier. So, start your communication. (DD)