Banyak peribahasa yang berisi nasihat tentang memanfaatkan waktu sebaik-baiknya. Waktu, begitu berlalu, tak akan kembali lagi. Bahkan sebuah nasihat agama mengatakan, waktu seperti sebilah pedang yang bisa menebas leher kita jika tidak dipergunakan dengan baik.
Nasihat tersebut nampaknya perlu kita camkan ketika kita sedang menyusun laporan tahunan. Secara teori, idealnya, penyusunan laporan tahunan dilakukan beberapa bulan sebelum deadline. Namun praktiknya, penyusunan dilakukan terburu-buru dengan hanya menyisakan waktu satu sampai dua bulan sebelum deadline.
Malah ada perusahaan yang baru menyusun laporan tahunannya satu minggu sebelum batas waktu pendaftaran Annual Report Award (ARA) berakhir. Bisakah Anda bayangkan kualitas seperti apa yang dihasilkan dari penyusunan laporan tahunan yang terburu-buru seperti itu?
Satu hal yang pasti, validitas data menjadi diragukan. Jika data dan informasi yang disajikan bukan data sebenarnya yang akurat, tentulah para pembaca dan pengguna laporan tahunan yang dirugikan.
Lantas, bagaimana mengatasi persoalan waktu ini? Apa yang perlu dipersiapkan oleh perusahaan?
Berikut kami sajikan beberapa tips, sebagai strategi menyiapkan waktu dalam menyusun Laporan Tahunan yang kami kutip dari buku 22 Kiat Penulisan Laporan Tahunan Berdasarkan Tuntunan GCG dan Kriteria ARA.
Pertama, tentukan batas akhir penyusunan laporan tahunan. Katakanlah, batas
waktu akhirnya adalah tanggal 30 April 2015. Sebarkan informasi ini kepada seluruh unit kerja terkait. Direksi pun perlu secara proaktif menyadari batas waktu akhir ini dan menyampaikan penekanan akan batas waktu akhir ini. Ingat, tanggal 30 April 2015 itu sebenarnya batas waktu semu, karena proses penerjemahan, pencetakan membutuhkan waktu. Jadi sebelum 30 April seharusnya sudah selesai.
Kedua, buatlah jadwal dengan menarik batas waktu mundur dari tanggal 30 April. Buatlah tahapan-tahapan kegiatan dengan menarik mundur, tentukan skala prioritas. Rincilah kebutuhan apa saja yang harus disiapkan. Buatlah analisa berapa waktu yang dibutuhkan untuk proses design, penerjemahan dan percetakan.
Ketiga, siapkan waktu cadangan. Hal ini penting untuk mengantisipasi jika ada yang tidak berjalan sesuai dengan rencana dan di luar jangkauan kita.
Keempat, tulislah laporan tahunan dengan terukur, terencana dan tidak terburu-buru. Pastikan semua data benar dan sesuai.
Terkait dengan kesiapan waktu ini, dalam buku 22 Kiat Penulisan Laporan Tahunan Berdasarkan Tuntunan GCG dan Kriteria ARA membantu penyusunan Laporan Tahunan diceritakan sebuah pengalaman seorang penulis laporan tahunan sebuah perusahaan.
Ketika itu, perusahaan yang bersangkutan memulai penyusunan annual reportnya di bulan Mei, sementara batas waktu pendaftaran ARA pada bulan Juni dan Juli. Maka, proses penulisan konten pun terburu-buru.
Semua dikerjakan secara terburu-buru dengan mengejar kesiapan yang diharapkan tepat pada waktunya. Namun apa daya, terjadi hambatan dalam pelaksanaan pekerjaan. Imbasnya adalah pada saat pendaftaran. Dikarenakan proses penjilidan dilakukan pada siang hari, beberapa jam sebelum batas akhir pendaftaran ARA, maka sangat disayangkan ketika Laporan Tahunan tersebut didaftarkan, ketika dikeluarkan ternyata lembar demi lembar halamannya lepas dikarenakan proses pengeleman kurang lama.
Tentunya hal ini sangat memalukan dan menjatuhkan citra perusahaan. Hasil akhirnya dapat ditebak, perusahaan tidak menang ARA.
Dari pengalaman tersebut kita dapat mengambil pelajaran bahwa persiapan matang dalam menyusun sebuah buku laporan tahunan sangat penting. Jadi, siapkanlah waktu dan tepatilah! (DD)