Peran Public Relations (PR) dalam suatu perusahaan tidak hanya sebagai penghubung atau jembatan antara stakeholder dan publik atau antara stakeholder dan media.
Seorang personel PR juga harus memiliki ketrampilan melakukan lobi sebagai bagian dari kegiatan komunikasi yang sifatnya informal atau tidak resmi. Kemampuan seorang PR dalam melobi bisa menghasilkan keputusan penting yang mempengaruhi nama baik atau reputasi perusahaan.
Sayangnya, tidak semua figur PR terampil dalam melobi. Padahal, melobi adalah kegiatan-kegiatan yang saling menyatu satu sama lainnya, terutama ketika melakukan komunikasi dalam sektor apa pun, seperti komunikasi bisnis, komunikasi politik, komunikasi antarbudaya, komunikasi manajemen, dan bentuk interaksi dan komunikasi lainnya (Elvinaro Ardianto, 2009).
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) menyebut bahwa “lobi” punya dua arti. Pertama sebagai kata benda yang berarti beranda hotel, gedung atau bioskop. Sedangkan kedua merupakan kata kerja yang berarti kegiatan untuk mempengaruhi orang lain baik itu dalam kegiatan organisasi atau partai politik.
Sementara “melobi” berarti melakukan pendekatan tidak resmi, dan “pelobian” berarti proses, cara, perbuatan menghubungi atau melakukan pendekatan (terhadap pejabat pemerintah atau pemimpin politik) untuk mempengaruhi keputusan atau masalah yang dapat menguntungkan sejumlah orang.
“Pelobian” juga berarti, ‘usaha untuk mempengaruhi pihak lain dalam memutuskan suatu perkara atau soal, biasanya dengan berunding secara tidak resmi atau secara pribadi’.
Aktivitas lobbying memang tidak dapat dilihat secara kasat mata karena dilakukan secara tertutup. Namun, keberhasilan suatu aktivitas lobbying dapat berdampak besar bagi salah satu pihak, yaitu pihak yang melakukan aktivitas tersebut. Menurut Henry Ford dalam bukunya yang diterbitkan tahun 1977 dengan judul The International Jew (Ford 2006) dikisahkan bagaimana keberhasilan suatu lobbying memiliki dampak yang besar dan penting.
Lobi akan sangat dibutuhkan ketika seorang personel PR melakukan hubungan dengan pemerintah, asosiasi, kamar dagang, duta besar, ataupun atase perdagangan. Selanjutnya, hubungan dilanjutkan lobi terhadap mitra bisnis, asosiasi, kamar dagang, LSM, dan sebagainya.
Banyak pakar PR mengatakan bahwa lobi adalah Government Relations dan Government Relations itu adalah lobi juga. Selain itu lobi sangat penting dilakukan oleh PR manakala Perusahaan sedang mengalami krisis yang bisa berdampak bagi reputasi dan kredibilitas Perusahaan itu sendiri.
Dan jalan untuk menyelesaikan krisis itu adalah dengan melobi seluruh stakeholder baik itu internal maupun eksternal termasuk didalamnya insan pers. Lewat cara persuasif seperti komunikasi informal, organisasi atau Perusahaan bisa mendapatkan pengertian dan dukungan dengan data dan informasi yang komprehensif dalam waktu yang relatif singkat.
Saat hendak melobi, seorang personel PR harus mempersiapkan diri dengan baik. Beberapa langkah persiapan saat melobi di antaranya adalah memahami prinsip-prinsip kegiatan lobi, mengenali sasaran lobi, memahami prinsip-prinsip membangun kepercayaan sasaran lobi terhadap diri kita, memberikan gambaran manfaat yang didapat bila mendukung atau mengabulkan permintaan kita dan persiapkan berbagai fasilitas pendukung (waktu, tempat, dan acara).
Biasanya sasaran PR dalam lobi adalah pemerintah. Merekalah yang memiliki kekuasaan tertinggi dalam sebuah negara untuk mengeluarkan peraturan atau undang-undang. Kemudian lobi terhadap organisasi atau perusahaan lain, seperti perbankan, kompetitor, media, lobi, dengan perusahaan mitra strategis, asosiasi, supplier, LSM, perusahaan farmasi, perusahaan ekspor-impor, perusahaan jasa konsultan dan yang lainnya.
Saat melobi, PR juga harus memahami rambu-rambu dan permasalahan dalam lobi. Rambu dan permasalahan di sini menyangkut komitmen terhadap etika dan beberapa peraturan tidak tertulis namun menyoroti kinerja lobi kita. Pelobi dapat menggunakan teknik-teknik komunikasi dan psikologi, misalnya menggunakan pendekatan religi dan budaya, sambil melengkapinya dengan data dan informasi yang benar untuk menggolkan lobinya.
Networking tentunya sangat diperlukan, karena selain memberikan keunggulan bersaing, juga kadang dibutuhkan orang yang akan kita lobi. Sebaiknya dibuat dengan perencanaan yang matang dan hindari kegiatan yang dapat melukai hati masyarakat. Masyarakat yang terluka sama artinya dengan menciptakan musuh baru bagi kita maupun bagi organisasi dan perusahaan.
Setelah memahami rambu-rambu dalam melobi, berikutnya melakukan perencanaan kegiatan lobi seperti:
1 Menetapkan Bentuk Kegiatan
Kunjungan ke pabrik di perusahaan induk, makan siang atau makan malam bersama yang diisi hiburan ringan di restoran, kafe, dan sebagainya, seminar, workshop, dialog bersama yang diselingi diskusi informal di hotel berbintang, olah raga atau kegiatan lain yang juga bisa dimanfaatkan untuk sarana melakukan lobi.
2 Menetapkan Tempat
Suasana tempat harus tenang, mampu menciptakan atmosfer yang positif, privasi tempat harus mampu menciptakan suasana kebersamaan, suasana persahabatan, dan tidak membatasi sehingga suasana informal yang akan kita bangun juga tetap terjaga.
3 Kondisi/keinginan sasaran
Lihat bagaimana kondisi fisik maupun psikis sasaran kita, pertimbangkan faktor lokasi tempat lobi berlangsung dan pertimbangkan soal selera yang berhubungan dengan menu, suasana dan atmosfer, privasi, dan yang berhubungan dengan privasi.
4 Menetapkan Waktu
Kapan dilaksanakannya lobi? Kapan waktu yang tersedia bagi orang yang akan dilobi? Hari, tanggal, dan jam berapa? Makan siang atau malam? Ini semua akan menentukan waktu pelaksanaan lobi. Saat lain yang tepat untuk melobi adalah saat mengikuti seminar, lokakarya, workshop, dan sebagainya, termasuk di dalamnya acara pertunjukkan seni.
5 Menetapkan Tim Lobi
Tim lobi jumlahnya berapa orang, yang terlibat di dalam tim kita siapa saja dan berapa orang? Hal yang sama juga juga perlu ditanyakan dari tim sasaran lobi, jumlahnya berapa orang dan siapa saja yang hadir? Ada tidak pihak lain yang perlu diundang? Siapa saja yang diundang? Ini menjadi pertanyaan yang tidak mudah untuk segera kita jawab. Banyak pertimbangan yang juga perlu diperhatikan.
6 Menetapkan Tujuan Lobi
Mengajak sasaran lobi untuk terjun langsung dan mengamati kegiatan industri Perusahaan Anda, memberikan gambaran yang jelas kepada jurnalis mengenai dunia industri (bila sasarannya media), menjalin hubungan yang lebih harmonis dengan mereka, merangsang jurnalis agar dapat menulis tentang sisi lain industri Anda dan saling mengenal satu sama lain dan memahami secara personal.
7 Menetapkan Anggaran
Tujuan dan sasaran akhir lobi, siapa yang diundang, lokasi atau tempat lobi, jumlah yang diundang, pilihan menu, tahapan lobi, publikasi dan souvenir.
Agar strategi lobi bisa berjalan efektif maka PR harus membuat urutan prioritas seperti posisi jabatan, kewenangannya dalam memutuskan. Dia memiliki kewenangan memutuskan atau hanya sekedar memberi saran. Kalau hanya memiliki kewenangan memberi saran, sejauh mana pressure yang bisa dihasilkannya. Bagaimana pula hubungan psikologis dan hubungan politis dengan si pengambil keputusan.
Juga terkait situasi psikologis dan sosiografis yang akan dibangun maupun yang harus kita siapkan dan kedalaman pesan, fakta dan data yang harus dan memungkinkan diberikan saat itu (tidak semua fakta dan data dapat diberikan di sembarang tempat), dan sebagainya.
Jangan lupa siapkan pula argumen yang tepat tidak hanya mengandalkan pada pendekatan semata. Lobi yang mampu membantu upaya pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan tidaklah sesederhana itu. Kita harus melengkapi kegiatan lobi kita dengan berbagai informasi dan data statistik yang dibutuhkan untuk meyakinkan sasaran lobi.
Untuk lebih mudahnya sebaiknya mulai membuat rumusannya dengan memperhatikan hal-hal seperti bagaimana agar menjadikan ide seolah- olah dari mereka, ide Anda mendukung ide-ide sasaran lobi, ide-ide Anda seolah meringankan tugas mereka dan ide Anda tersebut memberikan manfaat yang besar buat masyarakat.
Jangan lupa pula sebelum melakukan lobi Anda harus banyak membaca dan banyak berdiskusi agar menguasai banyak isu tentang hal-hal populer yang baru, misalnya dari surat kabar dan majalah, serta siaran televisi.
Persiapan kegiatan lobi harus dilakukan dengan matang agar bisa lancar dan berjalan efektif sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Selain itu tentunya dapat mengurangi tingkat risiko dan kegagalan serta memperoleh dukungan dan kepercayaan yang cepat.
Sebaliknya, bila tidak dilakukan maka persiapan akan menghasilkan suasana informal dan santai yang bersifat kekeluargaan (tali silaturahmi) akhirnya gagal dibangun, pembicaraan tertunda/terganggu, kepercayaan berkurang, lobi terhambat/tidak tuntas dan lobi menjadi gagal total.(AHM)