Istilah sekretaris berasal dari bahasa latin, yaitu “secretum" yang artinya rahasia, dimana makna rahasia disini adalah orang yang memiliki fungsi cukup vital bagi sebuah perusahaan.
Secara umum, sebagian besar masyarakat menganggap bahwa sekretaris merupakan seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
Dalam perkembangannya, Sekretaris Perusahaan merupakan penghubung perusahaan dengan Otoritas Jasa Keuangan (OJK), investor, analis dan masyarakat, yang bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan perusahaan kepada peraturan-peraturan yang berlaku serta kepada prinsip tata kelola Perusahan yang baik.
Dimana fungsi sekretaris perusahaan adalah ikut menjamin kelancaran kegiatan perusahaan dan bertanggung jawab akan aktivitas rutin dengan memanfaatkan pengetahuan yang dimiliki seperti ilmu tentang perbankan, hubungan antar manusia, bisnis perusahaan, teknik persiapan rapat, komunikasi, statistik dan keuangan serta ilmu yang lain-lain.
Sesuai dengan Peraturan OJK No. 35/POJK.04/2014 dan peraturan Perseroan, tugas Sekretaris Perusahaan meliputi:
Sekretaris perusahaan adalah perorangan atau penanggung jawab dari unit kerja yang menjalankan fungsi sekretaris perusahaan dan wajib dimiliki oleh setiap emiten atau perusahaan publik. Sekretaris perusahaan diangkat dan diberhentikan berdasarkan keputusan direksi.
Posisi sekretaris perusahaan tidak boleh dibiarkan kosong dalam jangka waktu 60 hari. dalam jangka waktu tersebut, salah satu anggota direksi harus mengisi posisi ini untuk sementara tanpa harus mempertimbangkan persyaratan dalam peraturan ini.
Sekretaris perusahaan memiliki tugas dan wewenang sebagai berikut:
- Mengikuti Perkembangan Pasar Modal khususnya peraturan perundang-undangan yang berlaku di bidang Pasar Modal;
- Memberikan masukan kepada direksi dan dewan komisaris emiten atau perusahaan publik untuk mematuhi ketentuan perundang-undangan di bidang pasar modal;
- Membantu Direksi dan Dewan Komisaris dalam pelaksanaan tata kelola perusahaan yang meliputi:
- Keterbukaan informasi kepada masyarakat, termasuk ketersediaan informasi pada situs web emiten atau perusahaan publik;
- Penyampaian laporan kepada OJK tepat waktu;
- Penyelenggaraan dan dokumentasi rapat direksi dan/atau dewan komisaris;
- Pelaksanaan program orientasi terhadap perusahaan bagi direksi dan/atau dewan komisaris.
- Sebagai penghubung antara emiten atau perusahaan publik dengan pemegang saham emiten atau perusahaan publik, OJK dan pemangku kepentingan lainnya.
Sekretaris perusahaan diwajibkan untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahamannya untuk menjalankan tugasnya.
Sementara syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris perusahaan adalah:
- Cakap melakukan perbuatan hukum
- Memiliki pengetahuan dan pemahaman di bidang hukum, keuangan, dan tata kelola perusahaan
- Memahami kegiatan usaha Emiten atau Perusahaan Publik
- Dapat berkomunikasi dengan baik
- Berdomisili di Indonesia
Emiten atau perusahaan publik berkewajiban untuk menyampaikan laporan menyangkut pengangkatan dan pemberhentian sekretaris perusahaan kepada OJK paling lambat dua hari kerja dan mencantumkan pada situs web perusahaan.(DD)