Bagi Anda yang baru pertama kali dihadapkan pada penyusunan laporan tahunan atau annual report sebuah perusahaan, Anda mungkin bingung ketika dihadapkan pada setumpuk data. Tapi, tenang saja. Ingat sebuah nasihat, sesuatu yang baru jika kita punya niat serta kemauan untuk melakukannya, kita pasti bisa.
Saat Anda menyusunnya, Anda akan mendapatkan sebuah nilai plus, yaitu secara tidak langsung Anda akan mengerti bagaimana cara menjalankan sebuah usaha dengan segala bentuk elemennya. Anda bisa mengerti tentang strategi dan langkah mereka dalam menjalankan usahanya.
Laporan tahunan yang lazim terdiri dari ratusan halaman, memang tampak rumit dan sulit untuk menyusunnya. Tapi mau tidak mau Anda harus memulainya. Yang harus Anda ingat adalah Anda harus menyusun sebuah laporan tahunan sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku yang telah ditentukan oleh regulator, dalam hal ini Peraturan OJK (POJK).
Berikut kami pilihan trik atau tips bagi Anda yang baru pertama kali ingin menyusun sebuah laporan tahunan.
1. Coba pahami terlebih dahulu apa itu laporan tahunan
Hal pertama yang harus Anda pelajari adalah, pahami dulu apa yang dimaksud dengan laporan tahunan. Pasalnya, laporan tahunan bukan hanya sekadar semacam bentuk catatan laporan yang terdiri dari beratus-ratus lembar. Namun, laporan tahunan adalah salah satu alat komunikasi yang cukup efektif bagi sebuah perusahaan atau lembaga kepada masyarakat, pemangku kepentingan serta mitra bisnis atau calon investor.
Jadi Anda harus bisa mengolah data menjadi sebuah alat komunikasi yang efektif agar menarik dan mudah dipahami. Namun, laporan tahunan bukan juga merupakan alat promosi sehingga Anda melupakan kaidah-kaidah yang berlaku, terutama transparasi data yang komunikatif.
2. Pahami dan ketahui persyaratan hukum
Anda harus mengetahui perihal perusahaan, departemen pemerintah, atau entitas lain yang diwajibkan oleh hukum untuk menyampaikan laporan tahunan. Pasalnya, masing-masing memiliki persyaratan tata kelola yang berbeda. Selain itu, terdapat juga perbedaan isi laporan tahunan antara perusahaan umum dan beberapa perusahaan atau lembaga yang memiliki sektor industri khusus. Seperti perusahaan dana pensiun, atau yang lainnya.
Cara terbaik untuk pendekatan ini sebagai penulis atau penyusun adalah dengan membuat daftar persyaratan dan memeriksa keabsahan mereka. Ingat, persyaratan dapat berubah dari tahun ke tahun, jadi penting untuk terus mengikuti perkembangan regulasi.
Di samping itu, Anda juga harus memahami bahwa pada umumnya laporan tahunan terdiri dari laporan keuangan, laporan audit, laporan tata kelola perusahaan. Ada pula beberapa perusahaan yang melampirkan informasi tentang akses dan ekuitas, dampak lingkungan, manajemen risiko dan banyak lagi. Jadi, pastikan Anda mendapatkan informasi dan data yang valid tentang hal-hal tersbut di atas.
3. Siapkan waktu
Siapkan diri Anda untuk bisa meluangkan waktu agar dapat fokus dalam mengumpulkan informasi dalam menyusun laporan tahunan. Di sini dibutuhkan kesabaran dan kerjasama yang solid antara Anda dan pemberi informasi.Pasalnya, terkadang akan terjadi perubahan-perubahan dalam hal informasi.
Jika Anda sudah memiliki banyak draft informasi, semua konsep harus diperiksa, dan diperiksa ulang, serta diperiksa kembali agar sesuai dan tepat. Kemudian Anda harus memeriksa kembali secara final, sebelum disusun dan dicetak (versi cetak).
4. Lakukan penelitian atau riset
Sebelum Anda menyusun sebuah laporan tahunan, penting bagi Anda untuk membuat penelitian atau riset terlebih dahulu perihal bisnis inti, budaya, sejarah, prestasi dan banyak lagi tentang perusahaan atau lembaga tersebut, sebelum Anda menyusun laporan tahunan mereka.
Selain itu, coba mulailah melakukan penelitian atau riset dari laporan tahunan mereka untuk beberapa tahun sebelumnya serta dokumen lain perusahaan atau lembaga tersebut.
Anda juga bisa mengecek berita dari situs web serta materi pemasaran mereka. Jika Anda punya waktu luang, tidak ada salahnya juga jika Anda mencoba untuk memeriksa laporan tahunan pesaing perusahaan atau lembaga tersebut.
5. Buatlah sebuah ‘master outline’
Ini adalah salah satu cara yang baik untuk Anda lakukan, juga dapat membantu para pemberi informasi untuk memahami informasi yang Anda butuhkan dari mereka. Mulailah dengan kata pengantar dan beberapa titik poin sebagai penutup, kemudian pindah dai bab demi bab, kemudian tentukanlah tema atau judul, sub judul, tabel dan titik poin.
6. Bekerja sama dengan desainer
Jadikan desainer sebagai teman akrab Anda dalam menyusun sebuah laporan tahunan. Satukan pemikiran antara Anda dengan desainer, hingga tercipta sebuah laporan tahunan yang kreatif dan menarik. Tuangkan pemikiran Anda dan dia (desainer), kemudian rangkailah menjadi sebuah hasil yang kreatif dan menarik. Dari kolaborasi yang baik dan selaras, pasti akan menghasil sesuatu yang sesuai dengan apa yang dinginkan. (DD)