Dalam bisnis, hubungan dengan pihak luar perusahaan merupakan keharusan yang mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerjasama dengan pihak luar. Karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan pihak di luar perusahaan, baik mitra, pelanggan, atau pun masyarakat luas pada umumnya. Untuk itu diperlukan fungsi Public Relations (PR) yang dapat menjadi agen bagi perusahaan.
Salah satunya dengan melakukan komunikasi dengan public ekstern secara informatif dan persuasif. Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna berdasarkan fakta yang sebenarnya. Secara persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar untuk membangkitkan perhatian publik yang positif. Disnilah peran PR sebuah perusahaan dalam menjalin hubungan dengan pihak luar, yang disebut dengan external public relations.
Masalah yang perlu dipecahkan dalam kegiatan external public relations meliputi bagaimana memperluas pasar dan meperkenalkan produk kepada masyarakat secara positif. Selain itu, seorang PR juga harus mampu memelihara hubungan baik dengan Pemerintah, mengetahui sikap dan pendapat publik terhadap Perusahaan, memelihara hubungan baik dengan media dan para opinion leader, guna mencapai rasa simpatik dan kepercayaan dari publik.
Kemudian, PR juga harus menganalisa dan menilai sikap dan opini publik yang menanggapi kebijakan perusahaan. Serta mengadakan koreksi dan saran kepada pimpinan perusahaan, tentang hasil yang di dapat dari analisa tersebut, juga mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif agar publik tetap memperoleh kejelasan tentang segala aktivitas dan perkembangan perusahaan.
Secara tidak langsung, PR merupakan agen perusahaan untuk menyelidiki dan mengetahui segala hal yang terkait dengan kemajuan perusahaan. Dengan ikut membantu pimpinan dalam hal menyusun atau memperbaiki formasi staf ke arah yang efektif, serta mengadakan penyelidikan atau penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan selera publik akan produk yang dihasilkan perusahaan.
Kegiatan External Public Relations ini ditujukan untuk publik eksternal organisasi/perusahaan, yaitu keseluruhan elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak berkaitan secara langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat sekitar perusahaan, pers, pemerintah, konsumen, pesaing dan lain sebagainya
Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan kedekatan dan kepercayaan publik eksternal kepada perusahaan. Dengan begitu maka akan tercipta hubungan yang harmonis antara organisasi/ perusahaan dengan publik eksternalnya, sehingga dapat menimbulkan citra baik atas perusahaan dimata publiknya.(DD)